海关总署办公厅关于印发《海关档案安全管理规定》的通知

广东分署，天津、上海特派办，各直属海关、院校：

　　为加强海关档案实体与档案信息资源的安全管理，根据档案相关法律法规和海关档案管理发展需求，总署制定了《海关档案安全管理规定》，现印发你们，请遵照执行。

　　特此通知。

　　二○一○年六月十日

　　海关档案安全管理规定

　　第一章 总则

　　第一条 为加强海关档案安全管理工作，杜绝各类危害档案安全的事故发生，最大限度地延长档案寿命，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等相关法律法规，结合海关档案管理发展需求，制定本规定。

　　第二条 档案安全管理规定，是指档案馆(室)对档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。其内容包括：档案安全管理职责、档案实体安全管理、档案信息安全管理和档案库房安全管理。

　　第三条 海关档案安全管理工作遵循“严格管理、防治结合、确保安全”的原则。

　　第四条 本规定适用于海关系统各单位。

　　第二章 档案安全管理职责

　　第五条 各单位应切实加强对本单位档案安全管理工作的领导，明确分管领导，建立健全档案安全管理制度，将档案安全工作列入本单位的工作计划、议事日程和经费预算，及时研究和解决存在的问题，确保档案安全工作责任的落实。

　　第六条 各单位要加强档案安全宣传教育，采取多种形式开展教育活动，增强全员档案安全意识，使档案安全教育经常化、制度化。

　　第七条 海关总署办公厅、各海关单位办公室是本级档案行政管理部门，应履行档案安全管理工作的职责。

　　（一）海关总署办公厅负责监督、指导、检查海关系统内直属海关和有关单位的档案安全管理工作。

　　（二）各直属海关办公室负责监督、指导、检查本关区档案安全管理工作。

　　（三）其它各海关单位办公室负责本单位档案安全的综合管理工作。

　　第八条 海关总署办公厅、各海关单位办公室应根据本单位工作实际制定周密细致、切实有效的档案安全防范措施，确保档案实体和档案信息的安全。

　　第九条 发生档案安全事故的单位应及时向主管领导和上级业务主管部门报告，同时在第一时间组织抢救恢复，严禁迟报瞒报。

　　第十条 海关总署办公厅、各海关单位办公室应定期组织开展辖区范围内的全面、细致的档案安全检查，对检查情况和发现的问题认真分析，及时采取切实有效的措施，督促有关单位落实整改。

　　第十一条 各单位档案人员要熟知档案安全管理规定，定期进行档案安全检查，做好检查记录，发现问题或安全隐患及时向分管领导汇报，并采取相应的处理措施。

　　第十二条 各单位档案人员调离档案工作岗位前，应与新任档案人员办理交接手续，确保档案管理的连续性。交接内容包括：本单位各门类载体档案的种类、数量，维护和保管情况，设备应用管理情况，档案管理制度及其它注意事项。

　　第三章 档案实体安全管理

　　第十三条 各单位应确保在工作活动过程中形成的、具有保存价值的各门类载体档案材料收集齐全、完整，并及时归档。

　　第十四条 各单位应根据总署要求定期将具有永久保存价值的档案向海关总署档案馆移交。撤销(合并)单位的档案保管或保管条件发生变化影响档案安全，责任单位必须及时向本单位主管部门和海关总署请示、报告。

　　第十五条 各单位应建立健全档案利用制度，规范档案提供利用过程中审批、借阅、登记和及时归还的要求与程序；建立档案出入库登记制度，确保档案安全万无一失。

　　第十六条 档案人员每年应对本单位库藏档案进行一次清点核对，做到档案台账与档案实体相符。

　　第十七条 海关总署办公厅、各海关单位办公室应掌握库藏档案安全保管情况，每年定期进行安全性抽样检查，每3年完成库藏全部档案质量的检查，发现问题及时采取措施予以处理。

　　第十八条 各单位应配备相应的消毒、杀虫设备，新收集进库的档案资料必须经消毒、除尘后方能入库，并对消毒杀虫情况进行登记。

　　第十九条 对老化、破损、褪色、霉变等受损档案载体，必须采取抢救措施，按档案保护技术要求进行修复或复制。

　　第二十条 不同载体、材质的档案应分类存放、规范保存。对特殊载体档案的存放，按其特性和要求，使用规范合理的装具加以保管和保存。

　　第二十一条 存储涉密档案信息的载体，应按所存储信息的最高密级标明密级，并按同等级密级文件的管理要求进行管理。

　　第四章 档案信息安全管理

　　第二十二条 认真执行国家有关档案工作的保密制度，制定档案信息安全管理制度，确保档案信息的安全。

　　第二十三条 做好档案的鉴定工作，科学准确地区分、判定档案开放与控制使用范围。已解密和未定密级但仍需限制利用的档案，必须按照国家有关保密的法律法规和规定办理。

　　第二十四条 各单位对所保存的涉密档案和限制利用的档案，在管理和利用时应当依照国家有关法律法规执行，严格履行审批手续，不得擅自开放或扩大利用范围。

　　汇编档案涉及到密级文件时，应经该文件原制发机关或单位批准，未经批准不得汇编入册。

　　第二十五条 各单位处理涉密档案的电子设备、通信和办公自动化系统等都应符合保密要求；与互联网相连的计算机或其它电子设备严禁存储、处理和传递海关涉密档案信息与数据。

　　第二十六条 加强上网档案信息管理。海关档案信息、数据通过互联网或其它公共信息网传输或发布，必须遵守国家及海关有关计算机信息系统的安全保密管理规定，必须是经鉴定后可以向社会开放的，必须事先报经上级机关审批同意，方可操作。

　　海关总署办公厅、各海关单位办公室对档案网站信息服务及信息内容实施跟踪和监督管理。

　　第二十七条 各单位的档案信息管理系统必须安全可靠。应明确权限和操作范围，定期修改管理密码，定期进行病毒检查；制定和落实重要数据库和系统主要设备的容灾备份措施，确保档案信息接收、存储及利用的安全。

　　第二十八条 计算机信息系统打印输出的涉密档案信息，必须按同等密级文件进行管理。

　　计算机信息系统存储、处理、传递、输出的涉密档案信息要有相应的密级标识，密级标识不能与正文分离。

　　第二十九条 用移动存储介质交换档案信息、数据，必须进行病毒预检，防止病毒破坏系统和数据。存储过涉密档案信息的载体的维修，应严格遵守保密规定，保证所存储涉密档案信息不被泄漏。

　　第三十条 保管期满的档案经鉴定后可以销毁的，应确保被销毁的档案载体及其档案信息无法还原。

　　（一）销毁纸介质档案载体，应当采用焚毁、化浆、粉碎式碎纸等方法处理；

　　（二）销毁磁介质、光盘等档案载体，应当采用物理或化学的方法彻底销毁；

　　（三）禁止将档案载体作为废品出售。

　　第五章 档案库房安全管理

　　第三十一条 凡新建、改建或扩建的档案库房，应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25—2000 中华人民共和国建设部、国家档案局建标﹝2000﹞56号文件发布）的要求。

　　第三十二条 档案库房面积应符合本单位保管档案的需要。

　　第三十三条 档案库房应尽量少设门窗，所设门窗应具有防火、防盗和防光性能，并具备良好的密闭性。

　　第三十四条 档案库房内应配备火灾自动报警系统和适合档案库房使用的灭火设备。消防器材应定期检查，及时更换过期的消防器材。

　　库区内消防通道畅通，应急照明完好，疏散标志清晰。库房内不得堆放与档案无关的物品，严禁将易燃、易爆及其它物品与档案一同存放。

　　第三十五条 档案库区内应安装安全防护监控系统或防盗报警装置。

　　第三十六条 档案库区内应配置有效的温湿度调节设备与检测系统。温度应控制在14~24℃（±2℃），相对湿度应控制在45~60%（±5%）。存放特殊载体的档案库房，应按照相应的管理规定控制温湿度，配备空气净化装置。

　　第三十七条 档案库房应配有防治虫、霉、鼠等有害生物的药品，有效控制面积应达到100%。建立定期检查虫霉制度，及时更换过期防治药品，及时发现和处理档案霉变或虫蛀现象，杜绝蔓延。

　　第三十八条 经常检查库房配电线路与设备，发现问题随时维修或更新，防止因电器设备、线路老化而引发火灾情事的发生。

　　第三十九条 库房照明应尽量选择无紫外线光源的白炽灯，白炽灯外加防爆透明灯罩。贵重档案库房如使用日光灯或其它含紫外线光源灯具，要采取相应过滤有害光措施。

　　第四十条 各单位应视情况在档案库区内建立特藏室或专柜，对本单位重要、珍贵档案采取特殊的安全保管和防护措施，确保绝对安全。

　　第六章 附则

　　第四十一条 凡违反本规定，造成档案丢失、损毁、泄密等严重后果的，应根据国家有关法律法规追究相应的责任。

　　第四十二条 本规定由海关总署办公厅负责解释。

　　第四十三条 本规定自印发之日起施行。